近年来，以无纸化会议管理为突破开展创新实践，大力推进节约型机关创建工作，取得良好成效。

一、把握“无纸化”的本质——科技创新

        科技赋能会议管理。办公室积极推动远程视频、移动互联、云技术等科技创新成果的合理应用，开发集成化的会议管理系统，初步实现将会议管理从线下转至线上。
 
        如会前的议题收集、通知发送、文件流转等工作，由原来的邮件办理、纸质文件报送改为会议系统统一处理；会中的文件浏览、批注由原来的纸质材料改为电子材料；会后的归档、查询、统计等工作，由原来的纸面处理改为电子化操作，督办工作则由原来的填报Excel表格方式改为线上分发、催办、汇总、统计。
 
        结合实际分步实施。在推动无纸化会议管理过程中，坚持创新与务实相结合，分步推进。办公室注重理念倡导，引导下属单位根据各自管理特点和个性化需求，有重点地进行创新。
 
 
二、扭住“无纸化”的目标——降本增效
 
        大幅下降会议成本。粗略估算，推行无纸化会议后，能够帮助公司每年节省的纸张数量约200万张以上，较好地贯彻了绿色环保节能的要求。
 
        大幅提升管理效率。电子材料替代纸质材料后，许多原本繁杂的工作都得到了简化，避免了材料准备多放、漏放、顺序错乱等问题；遇到材料内容出错等突发情况，短时间即可完成线上替换，免去收回材料和重新打印装订、分送材料的过程，简化了操作流程，减轻了办会负担。会议管理系统上线运行后，会议通知、材料查询、数据统计、督查督办、电子归档等工作均可在线上完成，原本工作量巨大的统计检索均可一键实现，会议管理更加规范便捷，效率得到大幅提升。
 
        用户体验显著改善。无纸化会议的推广过程中，参会人员的体验是最为关键的，最大的挑战也是来自参会人员阅读习惯的改变。
 
        面对这一情况，办公室采取稳步推进的策略，设置过渡期，针对全集团工作会议等重要会议，开始阶段采取纸质材料和电子材料并行的方式，既为会议系统试运行期间可能出现的不稳定上了保险，又照顾了阅读习惯，待参会人员习惯使用电子材料后再逐步取消纸质材料。
 
        同时，优化会议管理系统的操作方式，在翻阅材料功能上做一些便捷性创新，丰富人性化功能，提升系统使用体验；加强对参会人员的辅导培训，帮助尽快适应并建立新的阅读习惯。
 
        从实践来看，经过一段适应期，参会人员普遍接受电子化方式阅读会议材料，会议管理系统的便捷性也得到了广泛认可。
 
三、坚守“无纸化”的底线——安全可控
 
        确保无纸化会议安全可靠。办公室在推行无纸化会议过程中，始终坚守安全底线，只要发现安全关过不了的，宁可放慢一些速度、放弃一些便捷。如，严格执行保密工作有关要求，对于涉密的议题内容继续使用纸质材料。保密要求高的会议如党委会等采取纸质材料和电子材料并行的方案。
 
        确保会议管理系统安全可控。办公室在推动系统建设过程中，在保障应用系统和数据安全可控上进行了积极探索。会议管理系统的各个模块在建设时通过评估内外网应用、所支持会议的重要级别程度等特点，合理设计和实施安全管控措施。
 
        尤其是对可通过互联网访问的功能模块，利用多种技术手段从终端应用、网络传输、后台服务各个环节做好技术加固，最大程度地防范黑客入侵、数据泄露等风险。比如，限制电子材料下载，并增加有姓名或编号的页面水印，防止参会代表拍照转发；控制权限，参会代表只能看到所涉议题的材料，不同层级领导设置不同的查阅权限，有关部门查阅材料须经领导审批同意；对电子材料采取加密传输、网络分区等管控措施。